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Veranstaltung

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Eine Veranstaltung (in der Schweiz synonym auch als Anlass bezeichnet) ist ein zeitlich begrenztes und geplantes Ereignis, an dem eine Gruppe von Menschen teilnimmt. Dieses Ereignis hat ein definiertes Ziel und eine Programmfolge mit thematischer, inhaltlicher Bindung oder Zweckbestimmung. Die Organisation des Ereignisses liegt in der abgegrenzten Verantwortung eines Veranstalters, einer Person, Organisation oder Institution.

Pflichten eines Veranstalters

Die Pflichten eines Veranstalters ergeben sich aus § 38 MVStättVO, aus den geltenden Gesetzen für Sicherheit und Ordnung und aus den Auflagen der Behörden. Zu den grundlegenden Pflichten gehören:

Phasen einer Veranstaltung

Eine Veranstaltung besteht aus mehreren Phasen. An jeder sind unterschiedliche Akteure beteiligt.

Ideenphase

In der ersten Phase wird die Idee für eine Veranstaltung umrissen und verfeinert. Dazu gehören Vorgespräche mit Partnern, die die Durchführung unterstützen, die Information über benötigte Unterlagen und die Erstellung einer Machbarkeitsstudie.

Planungsphase

Die Planungsphase beinhaltet die Abstimmung mit den Behörden. Das Ziel ist es, eine fertige Erlaubnis, eine Festsetzung oder einen Bescheid zu erhalten. Je nach Veranstaltung können weitere Konzepte erforderlich und von den Ämtern angefordert werden.

Umsetzungsphase

Ist das behördliche Verfahren abgeschlossen, kann die Umsetzung beginnen. Die Verträge mit den Dienstleistern müssen geschlossen und Personal muss akquiriert werden, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten. Auch die Auflagen müssen erfüllt werden. In dieser Phase kann es immer wieder Gespräche mit den beteiligten Akteuren geben.

Durchführungsphase

Die Phase der Durchführung umfasst den Aufbau, die Veranstaltung selbst und den Abbau. Das behördliche Verfahren umfasst ggf. eine Freigabe und eine Abnahme bei Schluss der Veranstaltung.

Nachbereitungsphase

In der Nachbereitungsphase wird die Veranstaltung ausgewertet. Dies umfasst die Kommunikation, die Auswertung der Besucherzahl und negative wie positive Effekte. Das Ziel sind Verbesserungsmöglichkeiten für die nächste Durchführung.[1]

Veranstaltungsziele

Veranstaltungsformen und -ziele (Übersicht)

Veranstaltungen haben unterschiedliche Ziele, aus denen sich das „Veranstaltungsdesign“ und die Veranstaltungsform ableitet. Das Veranstaltungsdesign wird dabei bestimmt von Didaktik, Methodik, Kommunikationsform, Ablauf, Veranstaltungsort und Veranstaltungsstätte, z. B. durch die Verfügbarkeit der Räume oder der Technik, und ist Grundlage für die Veranstaltungsform.

Veranstaltungen lassen sich in fünf Kernziele unterteilen:

Veranstaltungsformen

Übersicht der Veranstaltungsformen

Event (engl.)

Den Begriff „Event“ kann man definieren als ein Zusammenkommen / Zusammensein zum gemeinsamen Erleben von Freude oder Zusammengehörigkeit. Ein Event kann organisiert werden von Einzelpersonen, Personengruppen, Vereinen, gewerblichen Anbietern (Eventagentur) oder anderen Institutionen.

Messe und Ausstellung

Der Schwerpunkt stellt die Präsentation von Produkten und der damit verbundenen Verkaufsförderung dar.[2]

Bei einer Messe oder einer Ausstellung handelt es sich um eine Präsentation von Produkten und Dienstleistungen. Beide Begriffe werden häufig synonym verwendet. Bei einer Messe handelt es sich jedoch um eine Veranstaltung ausschließlich für Fachbesucher, während die Ausstellung für das normale Publikum freigegeben ist.[3]

Tagung und Kongress

Schwerpunkt ist die Vermittlung und Diskussion von Informationen.[4]

Bei einer Tagung oder einem Kongress handelt es sich um eine Zusammenkunft von Personen, die in einem speziellen Themenbereich arbeiten. Beide Begriffe werden häufig synonym verwendet. Bei einem Kongress handelt es sich jedoch um eine mehrtägige Veranstaltung, während die Tagung namentlich eintägig ist.

Großveranstaltung

Eine Großveranstaltung ist eine besondere Form der Veranstaltung. Nach den Leitlinien von Ministerien liegt sie vor, wenn mindestens 100.000 Besucher erwartet werden, mehr als 5.000 Besucher gleichzeitig auf dem Gelände sind oder ein besonders erhöhtes Gefährdungspotenzial vorliegt. Es gibt jedoch keine einheitliche Definition. Ist das geplante Ereignis eine Großveranstaltung, werden besondere Anforderungen an den Veranstalter gestellt. So sind bereits in der Planung mehr Partner einzubinden und die Behörden verlangen, dass für einzelne relevante Abläufe Konzepte erstellt werden.[5]

Beteiligte

Neben dem Veranstalter als Organisator sind weitere Partner an dem Prozess bereits in der Planungsphase einzubinden. Wichtig ist, dass die Kompetenzen aller Beteiligten klar geregelt sind und die Kommunikation laufend stattfindet.

Partner Umfang Grundlage der Zusammenarbeit
Genehmigungsbehörde Erlaubnis, Ausnahmegenehmigungen Gesetz
Ordnungsamt Erlaubnis, Kontrolle vor Ort Gesetz
Umweltamt Ausnahmegenehmigung (Lärm, umweltrelevante Aspekte), Kontrolle vor Ort Gesetz
Polizei Gewährleistung der Sicherheit für den Veranstalter, Besucher und Mitwirkende Gesetz
Feuerwehr Information, vor Ort bei Gefahrenlagen Gesetz
Brandschutzdienststelle Beratung Gesetz
Luftfahrtbehörde Erlaubnis bei der Nutzung des Luftraums Gesetz
Verkehrsbetriebe Planung ggf. zusätzlicher Fahrten Gesetz, ggf. weitere Verträge für Zusatzleistungen
Müllentsorgung Information Gesetz (öffentliche Müllentsorgung), Verträge (private Müllentsorgung)
Sicherheitsordnungsdienst Bereitstellung von Security auf dem Gelände, Lenkung des Besucherstroms, Präsenz privat-rechtlicher Vertrag
Sanitätswachdienst Versorgung von Besuchern bei Verletzungen oder witterungsbedingten Erscheinungen Vorschrift per Gesetz, ggf. zusätzlich als Auflage, Abschluss mit dem Träger als privat-rechtlicher Vertrag
Berlin

Im Innenstadtbereich von Berlin gilt eine Bannmeile. Dadurch sind weitere Behörden ergänzend einzubeziehen:

Konzepte

Auf Antrag der Genehmigungsbehörde können verschiedene Konzepte notwendig werden. Einzelne Konzepte können gesondert oder als Anlage zum Sicherheitskonzept erforderlich werden.

Konzept Umfang
Sicherheitskonzept
  • Informationen zur Veranstaltung und über den Veranstalter
  • beteiligte Akteure
  • Besucherprofil
  • Informationen über die Umgebung und zum ÖPNV
  • Gefährdungsanalyse
  • mögliche Gefahren für alle Beteiligte und ein Szenario bei Eintreten inkl. aller Aspekte der Kommunikation und Durchsagen
Brandschutzkonzept Vorbeugung von Bränden, Kommunikation im Fall eines Ereignisses
Sanitätsdienstkonzept Personal, Berechnung nach Erfahrung, dem Maurer-Schema, dem Kölner Algorithmus oder dem Berliner Modell
Ordnungsdienstkonzept Einweisung des Personals des Sicherheitsordnungsdienstes
Bühnenkonzept Ablaufplan
Verkehrskonzept Regelung des Verkehrs, eingesetztes Personal
Kommunikationskonzept Organisation der Kommunikation, Durchsagen für versch. Situationen
Räumungskonzept Organisation der Räumung bei Notfalllagen oder Unwetter
Alarmierungskonzept Information über berechtigte Personen bei einem Alarm

Weitere Unterlagen

Lageplan inkl. Skizze Übersicht über den Innen- und Außenbereich
Verkehrszeichenplan Übersicht über die Verkehrslenkung durch Halteverbote
Versicherungsbestätigung unterschriebenes Dokument eines Versicherers

[1]

Projekt BaSiGo

Das Projekt BaSiGo wurde vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) gefördert. In diesem Projekt stellten Autoren mit langjähriger Erfahrung Informationen zur Planung und Durchführung von Großveranstaltungen zusammen. Ein Schwerpunkt ist das Thema Sicherheit bei Großveranstaltungen.[6]

Mischformen und Kombinationen

  • Corporate Meeting: Häufig eine Mischung aus Tagung und Incentive
  • Messebegleitender Kongress: Ein Kongress, der eine Messe begleitet.
  • Kongressmesse: eine Messe, die einen Kongress begleitet.
  • Sonderschauen: Spezielle Messen zu einem Thema im Rahmen einer größeren Messe.

Möglichkeiten der Versicherung

Veranstaltungen können auf vielfältige Weise gegen Risiken abgesichert werden. Dazu gehören die:

Die Versicherungen können kurzfristig für den Veranstaltungszeitraum abgeschlossen werden.[7]

Andere Begriffverwendungen

An Hochschulen werden Vorlesungen, Seminare, Praktika, „Workshops“ (Arbeitskreise) und ähnliche Lehrangebote als Veranstaltungen für Studierende bezeichnet.

In der Werbewirtschaft wird im sogenannten „Marketing-Slang“ für eine Veranstaltung außerhalb einer Ausbildungsstätte zumeist das englische Wort „Event“ verwendet.

Berufe

In Deutschland gibt es die Möglichkeit der Ausbildung und des Studiums. Für die Veranstaltungsbranche sind der/die Veranstaltungskaufmann/-frau, der/die Kaufmännische/r Assistent/in oder der/die Wirtschaftsassistent/in einschlägig.[8]

Daneben wird ein Fernlehrgang mit IHK-Zertifikat „Eventmanagement“ angeboten. Für das Thema Sicherheit gibt es diverse akademische Studiengänge, zum Beispiel Sicherheitsmanagement.[9]

Gesetzliche Bestimmungen

Deutschland

Auf Antrag des Veranstalters können bestimmte Veranstaltungen festgesetzt werden. Dazu zählen Messen, Ausstellungen, Wochenmärkte, Spezialmärkte, Jahrmärkte und Volksfeste. Dies geschieht auf Grundlage der Gewerbeordnung und des Marktrechts. Dazu müssen Unterlagen wie eine Beschreibung der Veranstaltung inkl. Skizze, ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister sowie ein Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde und eine Versicherungsbestätigung vorliegen. Der Antragsteller erhält auf Grundlage eines Bescheides Marktprivilegien. Finden Großveranstaltungen auch im Außenbereich statt, muss die Sondernutzung von öffentlichem Straßenland genehmigt werden.

Für die Planung und Durchführung einer Veranstaltung sind mehrere Gesetze relevant. Dazu zählen:

Österreich

In Österreich werden alle Gesetze, die bei der Abhaltung einer Veranstaltung zu beachten sind, in den jeweiligen Veranstaltungsgesetzen der Länder geregelt. Diese sind im Rechtsinformationssystem der Republik Österreich dokumentiert. Das jeweilige Veranstaltungsgesetz ist Landessache und variiert somit in den neun Bundesländern Österreichs.

Bundesverband der Veranstaltungswirtschaft

Veranstalter können sich im Bundesverband der Veranstaltungswirtschaft organisieren. Er vertritt seit 1985 die Interessen seiner Mitglieder und trägt den aktuellen Namen seit 2010. Er bietet die Möglichkeit des fachlichen Austauschs, der Vertretung der Interessen im Parlament und stellt eine Jobbörse zur Verfügung.[10]

Siehe auch

Weblinks

 Wiktionary: Veranstaltung – Bedeutungserklärungen, Wortherkunft, Synonyme, Übersetzungen
 Wikiquote: Veranstaltung – Zitate

Einzelnachweise

  1. ↑ Hochspringen nach: 1,0 1,1 1,2 Bausteine für die Sicherheit von Großveranstaltungen - abgerufen am 11. Oktober 2018
  2. Hochspringen ↑ Ausstellertipps
  3. Hochspringen ↑ Text der Gewerbeordnung
  4. Hochspringen ↑ Unterschied zwischen Barcamp, Kongress, Seminar und Workshop – Sprechblase
  5. Hochspringen ↑ Übersicht Definitionen Großveranstaltung – abgerufen am 14. August 2018
  6. Hochspringen ↑ Projekt Basigo im Netz - abgerufen am 14. August 2018
  7. Hochspringen ↑ Basigo-Guide - abgerufen am 10. April 2019
  8. Hochspringen ↑ Berufe im Netz - abgerufen am 14. August 2018
  9. Hochspringen ↑ Master Sicherheitsmanagement - abgerufen am 14. August 2018
  10. Hochspringen ↑ Bundesverband der Veranstaltungswirtschaft im Web – abgerufen am 11. Oktober 2018


Dieser Artikel basiert (teilweise) auf dem Artikel Veranstaltung aus der freien Enzyklopädie Wikipedia und steht unter der Lizenz Creative Commons Attribution/Share Alike. In Wikipedia ist eine Liste der Autoren verfügbar.
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